Aditivos e mudanças de escopo: registre o impacto e deixe o cliente decidir

Mudança de escopo raramente chega como um pedido formal: vem numa conversa, numa mensagem ou numa reunião, e costuma ser absorvida sem que ninguém anote o que mudou, quanto tempo a mais pede ou o que isso custa. No fim, o escritório entrega mais do que vendeu ou discute o valor depois que o trabalho já foi feito. Registrar cada mudança com seu impacto, antes de executá-la, é o que evita as duas coisas.

O Zenial oferece dois caminhos para esse registro, que se completam: a ordem de mudança do projeto, mais ágil, e o termo aditivo do contrato, mais formal.

Na aba Escopo e Dúvidas do projeto, o botão Nova Change Order abre um formulário com título e descrição (obrigatórios), o motivo, o impacto financeiro e o impacto em dias. Ao enviar para aprovação, a ordem fica pendente e aparece para o cliente no portal.

O painel da aba mostra quantos aditivos aguardam aceite, o impacto aprovado e o prazo adicionado, e separa o valor original do contrato do valor atual, que já inclui as mudanças aprovadas.

Aceita a ordem, o sistema aplica os efeitos uma única vez: soma os dias ao prazo do projeto, soma o valor aos honorários do projeto e, quando há valor adicional, cria uma parcela no Financeiro do projeto. O cliente recebe um aviso no portal. Ordem pendente ou rejeitada não muda nada.

A decisão pode vir do portal, onde o cliente aprova ou não aprova e pode deixar uma observação, ou ser registrada pelo escritório quando a conversa foi presencial, com os botões Registrar aceite presencial e Registrar rejeição.

O termo aditivo nasce como rascunho, que só o escritório vê. Ele pode surgir da simulação de prazo, de um pedido do cliente, de um apontamento de visita técnica ou ser criado à mão. No editor, o profissional preenche o título, o motivo, os dias a mais, o valor adicional e as considerações, e escolhe as cláusulas adicionais: o sistema sugere algumas a partir do motivo, dos dias e do valor, e o escritório pode usar as de seu catálogo ou escrever as suas.

• Informe quem assina pela contratada e o registro CAU ou CREA; sem isso, o termo usa o responsável do Perfil e Marca.
• Confira a prévia do texto e baixe a minuta em PDF para revisar.
• Escolha o motivo e envie ao cliente: o termo enviado vira uma ordem de mudança no portal.
• Se precisar corrigir antes da decisão, recolha o termo, que volta a rascunho.

Na aba Financeiro do projeto, os termos aparecem com estado (rascunho, enviado ou aprovado), valor e dias, com atalho para abrir o termo e o botão Termo (PDF).

Pedidos de mudança de projeto, ou de outro assunto, que o cliente envia pelo portal chegam à caixa Pedidos dos clientes do escritório. Ali é possível conferir o escopo: a IA compara o pedido com o escopo e as cláusulas do contrato, indica se está dentro, fora ou se o contrato não deixa claro, e escreve uma resposta cordial. Se estiver fora, estima os dias a partir das etapas do próprio projeto.

O valor sugerido não vem da IA: é calculado pelo sistema, multiplicando os dias pelo honorário diário de referência do contrato, quando há como calculá-lo. O profissional pode ajustar. Nada sai sozinho: a resposta só preenche o recado para revisão, o termo nasce como rascunho e o status do pedido só muda quando a pessoa clica. Esse recurso usa IA, e o uso depende do plano.

A simulação de prazo do cronograma calcula o que dá para antecipar ou o que muda ao pedir mais tempo. Ao pedir mais prazo, ela não altera a data de entrega do projeto: registra uma ordem de mudança aguardando o cliente e, se o projeto tem contrato, pode criar o termo como rascunho. O prazo só muda quando o cliente aceita.

• O termo gerado é uma minuta para o profissional revisar: o Zenial não dá validade jurídica própria ao documento nem faz assinatura eletrônica. O PDF traz os campos de assinatura impressos.
• O contrato não é reescrito por você nem pela IA: depois do aceite, confira na aba Contratos se o termo e os valores do contrato refletem o que foi aprovado, e ajuste o que for preciso.
• O sistema não decide o que é mudança de escopo: a IA sugere uma leitura do pedido, e a decisão é do profissional.
• Não há valores prontos de aditivo: os dias e o valor são informados ou ajustados pelo escritório.