Modelo de proposta de arquitetura: o que incluir e como apresentar ao cliente

A proposta é a oferta do escritório: descreve o serviço, o prazo, o preço e as condições para que o cliente decida. O contrato vem depois, formaliza o que foi aceito e acrescenta as regras jurídicas da relação, como direitos autorais, responsabilidade técnica, rescisão e foro.

Na prática, uma boa proposta já é metade do contrato. Se o escopo, os entregáveis e as condições de pagamento estiverem bem escritos nela, o contrato só precisa reproduzi-los e completar as cláusulas legais. Se a proposta for vaga, a discussão que não aconteceu antes de fechar vai acontecer no meio do projeto.

• Identificação do escritório, do cliente e do imóvel ou local do projeto.
• Resumo do que o cliente pediu, com base no briefing.
• Escopo dividido em etapas, com os entregáveis de cada uma.
• Número de revisões incluídas em cada etapa.
• Prazos por etapa e o que depende do cliente para o prazo correr.
• Honorários, com o valor total e o valor de cada etapa.
• Forma e cronograma de pagamento.
• O que não está incluso e como será cobrado, se for pedido.
• Como mudanças de escopo serão tratadas.
• Validade da proposta.
• Próximo passo: como aceitar e o que acontece depois.

Dividir o projeto em etapas deixa claro o caminho e permite amarrar prazo e pagamento a cada entrega. Uma sequência comum em arquitetura é levantamento, estudo preliminar, anteprojeto, projeto legal, projeto executivo e, quando contratado, acompanhamento de obra. Interiores costumam ter etapas próprias, como conceito, layout, detalhamento de marcenaria e especificação.

Em cada etapa, escreva três coisas:

Dê um prazo para cada etapa e deixe claro quando ele começa a contar: em geral, a partir da aprovação da etapa anterior e do recebimento das informações necessárias (levantamento, documentos do imóvel, respostas do briefing). Assim o atraso de uma aprovação não vira atraso do escritório.

Também vale avisar o que está fora do controle do escritório, como prazos de aprovação na prefeitura ou no condomínio, e combinar como esses prazos serão acompanhados.

Mostre o valor total e como ele se distribui entre as etapas. Ligar cada parcela a uma entrega é o que mantém o fluxo de caixa saudável e dá ao cliente a sensação de pagar pelo que já recebeu. Informe as formas de pagamento aceitas, as datas ou os marcos de cada parcela e, se o projeto for longo, como os valores serão reajustados.

Quando parte do pagamento for feita por permuta, descreva o bem ou o serviço, como ele foi avaliado e quando será transferido. O método de cálculo do preço (por m², por etapa ou por percentual da obra) não precisa aparecer em detalhe, mas precisa ser coerente com o que está escrito.

A agenda do escritório e os custos mudam. Uma validade em dias protege o escritório de ter que honrar, meses depois, um preço e um prazo que já não cabem. Ela também cria um motivo legítimo para retomar o contato com o cliente antes do vencimento.

A lista do que não está incluso evita boa parte dos conflitos. Cada escritório tem a sua, mas costumam aparecer:

• Projetos complementares (estrutural, elétrico, hidráulico, climatização), quando feitos por terceiros.
• Taxas e emolumentos de prefeitura, cartório e condomínio.
• Levantamentos topográficos ou cadastrais contratados de terceiros.
• Imagens, maquetes ou revisões além das previstas.
• Acompanhamento de obra, visitas extras e deslocamentos para fora da cidade.
• Compras, cotações e gerenciamento de fornecedores, quando não fizerem parte do escopo.

Para cada item, diga se ele pode ser contratado à parte e como será cobrado. Isso transforma um "não está incluso" em uma oportunidade de serviço adicional.

• Apresente em conversa, presencial ou por vídeo, antes de enviar o documento. Explicar as etapas reduz a comparação só pelo preço.
• Comece pelo que o cliente pediu e pelo resultado que ele vai ter; o preço vem depois do valor.
• Envie a proposta por link ou PDF logo após a conversa, enquanto o assunto está fresco.
• Acompanhe se a proposta foi aberta e faça o contato de retorno antes do fim da validade.
• Se o cliente pedir desconto, ofereça ajustar o escopo (menos etapas ou menos revisões) em vez de reduzir o mesmo trabalho.

• Escopo genérico, como "projeto completo", sem lista de entregáveis.
• Revisões ilimitadas, mesmo que sem querer, por não dizer quantas estão incluídas.
• Prazo que começa a contar na assinatura, sem considerar o que depende do cliente.
• Pagamento concentrado no fim, deixando o escritório financiar o projeto.
• Nenhuma menção ao que não está incluso.
• Proposta sem validade, aceita meses depois pelo preço antigo.
• Proposta que não conversa com o briefing: o cliente não reconhece ali o que pediu.

Formalize em contrato, reproduzindo o escopo, os prazos e as condições aceitos, e acrescente as cláusulas jurídicas. Em seguida, abra o projeto com as etapas da proposta, para que o cronograma e o financeiro já nasçam do que foi combinado.

No Zenial, a proposta é montada com as fases que o escritório configurou, e cada fase traz entregáveis, limites e critérios de aceite. Há cronograma de pagamento, formas de pagamento padrão, validade em dias, campo para permuta e cláusulas adicionais. A proposta vai por link, e o escritório vê se ela foi enviada, visualizada, assinada ou recusada. Aceita, ela é convertida em projeto e o cliente é cadastrado com os dados da proposta. Também é possível gerar um rascunho com IA a partir do briefing do cliente, para revisar antes de enviar.