Como controlar as horas do escritório: para que apontar, como registrar e como ler

Quem vende projeto por preço fechado vende tempo sem perceber. Se o escritório não sabe quantas horas consumiu em um projeto, não sabe se ele deu lucro, não sabe se o honorário cobrado cobre o esforço e não tem base para precificar o próximo. O controle de horas transforma uma impressão em número.

• Custo real do projeto: horas vezes o custo da hora de cada pessoa, somado às despesas.
• Margem: a diferença entre o que foi cobrado e o que o projeto custou.
• Honorários futuros: quantas horas projetos parecidos consomem, para precificar com base na própria história.
• Planejamento: quanto a equipe entrega por semana, para aceitar ou recusar novos trabalhos.
• Conversa com o cliente: quando uma mudança consome tempo, as horas registradas sustentam a cobrança do aditivo.

Um apontamento útil precisa de poucos elementos: quem trabalhou, em qual projeto, em qual etapa ou tarefa, por quanto tempo e, de forma curta, o que foi feito. Mais do que isso vira burocracia, e menos do que isso impede a análise.

O erro mais comum é deixar o apontamento para o fim da semana. Na sexta, ninguém lembra o que fez na terça, e o registro vira estimativa. Dois hábitos resolvem a maior parte do problema.

• Use cronômetro no momento do trabalho: inicie ao começar a tarefa e pare ao terminar ou trocar de atividade.
• Quando esquecer, faça o lançamento manual no mesmo dia, informando a duração ou o horário de início e término.
• Combine uma regra de arredondamento, por exemplo em múltiplos de 15 minutos, para que todos registrem do mesmo jeito.
• Registre também o que não é projeto, como reuniões internas e prospecção, em um centro de custo próprio; é o que explica a diferença entre horas pagas e horas faturáveis.

Cada pessoa tem um custo por hora: salário e encargos, ou o pró-labore, mais a parte da estrutura do escritório que ela consome, dividido pelas horas produtivas. Esse custo é interno e, em geral, não é informado a toda a equipe. Multiplicando as horas apontadas pelo custo da hora, chega-se ao custo de mão de obra do projeto.

Uma calculadora ajuda a chegar ao valor da hora de referência do escritório, e outra mostra a margem de um projeto a partir dos custos e do honorário.

Os números só ajudam se forem lidos com uma pergunta. Algumas perguntas funcionam bem em uma revisão mensal ou ao fim de cada projeto.

• Quanto cada etapa consumiu em relação ao previsto, e por que a diferença.
• Qual foi a margem do projeto, e qual teria sido se as horas extras de revisão tivessem sido cobradas.
• Que projetos consomem mais horas por metro quadrado ou por tipo de serviço, para ajustar a proposta.
• Quantas horas faturáveis cada pessoa registra, e quantas horas vão para atividades internas.
• Onde há retrabalho recorrente: a mesma etapa estourando em vários projetos é sinal de processo, não de azar.

Com poucos projetos, evite concluir demais de um único caso. A leitura fica mais confiável à medida que o histórico cresce.

• Apontar tudo no fim da semana, de memória.
• Registrar só o que parece produtivo e esconder o tempo perdido, o que mascara a margem.
• Usar o controle para vigiar pessoas, e não para entender projetos: a equipe passa a registrar o que convém.
• Não separar horas de projeto das internas.
• Medir sem agir: horas registradas que ninguém lê.
• Aplicar um custo por hora único para todos, ignorando a diferença entre funções.

O ponto de partida é explicar à equipe para que o controle serve: não é para cobrar tempo de cada pessoa, é para precificar melhor e proteger o escritório de projetos que não se pagam.

No Zenial, o cronômetro Apontar está nas tarefas e no projeto, e um cronômetro flutuante acompanha a pessoa pela tela, com pausar, retomar, descartar e ajustar os detalhes. Ao parar, o tempo é lançado arredondado em múltiplos de 15 minutos. Também é possível lançar manualmente, por duração ou por horário de início e término.

Na aba de horas do projeto, a direção do escritório vê o custo da equipe, as horas restantes antes de comprometer a margem alvo, as despesas, o lucro líquido e a margem, uma projeção da margem ao fim do projeto e as horas previstas contra as realizadas por etapa. Para os demais membros, a mesma aba mostra apenas o apontamento, sem horas acumuladas nem valores. O custo por hora vem do cadastro de cada membro; sem ele, o sistema usa um valor padrão por função ou do escritório, que convém conferir.