Lista mestra de documentos e GRD: controle de revisões e emissões do projeto

É a relação de tudo o que o escritório vai entregar no projeto: pranchas, memoriais, quadros, listas e relatórios, separados por disciplina. Para cada item, a lista mostra o código, o título, a revisão vigente, a situação (em produção, em conferência, liberado, emitido) e quem é responsável.

A lista mestra também serve para planejar: no início do projeto ela mostra o que precisa ser produzido e, ao longo do trabalho, o que falta.

• Um código de revisão por emissão (por exemplo, R00 para a primeira, R01 para a seguinte), que nunca é reaproveitado.
• O que mudou em cada revisão, em uma frase que qualquer pessoa entenda sem abrir o arquivo.
• Quem elaborou, quem conferiu e quando a revisão foi liberada para emissão.
• O arquivo de cada revisão guardado, sem sobrescrever o anterior.

A conferência por outra pessoa antes da liberação é o ponto que mais evita erro: quem desenhou tende a não enxergar o que esqueceu.

É o registro de cada envio. A GRD lista os documentos enviados com a revisão de cada um, o destinatário, a finalidade (para aprovação, para informação, para execução, para a prefeitura) e a data. O destinatário confirma o recebimento.

O ponto principal é que a GRD congela o que foi enviado: se a prancha ganhar uma revisão nova depois, a guia antiga continua mostrando a revisão que saiu naquela data. É isso que permite, meses depois, provar o que cada um recebeu.

Um código curto e estável evita a confusão entre nomes de arquivo. Muitos escritórios usam a sigla da disciplina, um número sequencial e, às vezes, a etapa: EST-001 para a primeira prancha de estrutura, ELE-004 para a quarta de elétrica, HID-002 para a segunda de hidrossanitário. O código nasce com o documento e não muda quando a revisão muda; o que muda é o número da revisão ao lado.

• A sigla identifica a disciplina e facilita filtrar a lista mestra.
• O número sequencial não deve ser reaproveitado, mesmo que uma prancha seja cancelada.
• O título descreve o conteúdo (planta de formas do térreo, quadro de cargas), não o arquivo.
• O carimbo da prancha repete o código, a revisão e a data, para que a cópia impressa também seja rastreável.

Documentos que não são pranchas, como memoriais, listas de materiais e relatórios, entram na mesma lista mestra com o mesmo cuidado. É comum o memorial ficar desatualizado em relação às pranchas justamente por estar fora do controle.

O ideal é separar três papéis: quem elabora, quem confere e quem libera para emissão. Em escritórios pequenos, a mesma pessoa pode conferir e liberar, mas a conferência por alguém que não desenhou a prancha continua sendo a etapa que mais pega erro de cota, de legenda e de referência cruzada.

A liberação técnica é diferente do aceite do cliente. Liberar quer dizer que o escritório considera a revisão pronta para sair; o cliente aprovar é outra decisão, registrada depois. Misturar as duas leva a emitir para a obra uma prancha que ninguém conferiu, só porque o cliente gostou da solução.

• Conferência com checklist da disciplina: carimbo, responsável técnico e ART/RRT, legenda, notas gerais, cotas, referências entre pranchas.
• Registro de quem conferiu e quando, junto com a revisão.
• Revisão nova volta para conferência: o que foi conferido antes não vale para a versão alterada.

Cada destinatário recebe um conjunto diferente. O cliente recebe para aprovação, o arquiteto coordenador recebe para compatibilização, a obra recebe para execução e a prefeitura, os bombeiros ou a concessionária recebem para análise. Uma GRD por envio, com a finalidade escrita, deixa claro o que cada um pode fazer com o que recebeu.

A finalidade importa: uma prancha emitida para aprovação não deve ser usada na obra. Quando a obra começa com pranchas que ainda estavam em aprovação, as correções seguintes viram demolição. Por isso, a emissão para execução costuma vir só depois da liberação técnica e do aceite do cliente.

Documentos recebidos de terceiros, como a arquitetura de referência ou a sondagem, também merecem registro: qual versão chegou, de quem e quando. É a base para provar, mais tarde, que uma revisão do seu projeto foi causada por mudança da referência e não por erro próprio.

• Enviar arquivo por mensagem sem registrar a revisão nem o destinatário.
• Sobrescrever o arquivo da revisão anterior.
• Emitir sem conferência, só porque o prazo apertou.
• Mudar a prancha e manter o mesmo código de revisão.
• Não registrar o recebimento e não saber se o outro lado tem a versão atual.

Na aba Entregáveis do projeto, cada prancha ou documento tem disciplina, código, revisão (R00 a R05 e As Built), elaborador, conferente e prazo. O fluxo separa produção, conferência e liberação técnica, e uma revisão nova reinicia a conferência. Os arquivos podem ser enviados direto na aba sem apagar os das revisões anteriores.

A GRD é montada com os entregáveis liberados, o destinatário e a finalidade, e gera um PDF da guia. Ela guarda a revisão emitida de cada item. O recebimento é registrado pela equipe; a confirmação pelo próprio destinatário, pelo portal, ainda não existe.